e-Procurement

Projectomschrijving

Op 4 september 2020 heeft de Ministerraad groen licht gegeven voor de vervanging van het huidige e-Procurement platform door een nieuw, verbeterd platform met dezelfde naam. Dit nieuwe platform is op 4 september 2023 gelanceerd, waardoor inkopers en bedrijven nu toegang hebben tot een gebruiksvriendelijk geïntegreerd platform zonder de noodzaak om tussen verschillende oude applicaties te schakelen.
Ondanks de vele updates van het vorige platform drong een vernieuwing naar een moderne en toekomstbestendige technologie zich op. Daarnaast vereisten ook regelmatige regelgevingswijzigingen een update. Zo kwam er onder andere de verplichting van de Europese Commissie om nieuwe aankondigingsformulieren (eForms) te gebruiken voor overheidsopdrachten en het Koninklijk Besluit van 13 augustus 2023 betreffende het bestuur van overheidsopdrachten en concessies dat meer transparantie brengt in overheidsopdrachten. Het nieuwe platform voldoet aan deze nieuwe verplichtingen en zo verzekert FOD BOSA de continuïteit en de wettelijke conformiteit van zijn overheidsopdrachtendiensten, zowel op Belgisch als op Europees niveau.
De belangrijkste doelstelling van dit project is het verzekeren van continuïteit. Alle aankopers in België (meer dan 5.500) gebruiken het e-Procurement platform. Het vorige werd door meer dan 100.000 eindgebruikers gebruikt. Elk jaar worden er meer dan 20.000 opdrachten op het platform gepubliceerd en meer dan 70.000 inschrijvingen ingediend. Via het platform worden ook meer dan 150 raamovereenkomsten gedeeld tussen honderden inkopers.

Naast een fikse toename in bruikbaarheid, komt het platform ook met een aantal extraatjes:

• Vanaf nu kan je er ook de gunningsberichten vinden voor overheidsopdrachten die niet gepubliceerd hoeven te worden (opdrachten vanaf 30.000 euro). Deze extra transparantie is weer een grote stap vooruit voor bedrijven.
• Aankopers kunnen ook kennisgevingen (van selectie, gunning, sluiting,…) versturen naar inschrijvers. Deze zullen later ook verstuurd kunnen worden via de e-Box voor ondernemingen.
• Het platform biedt bovendien een grote hulp bij het correct bijhouden van raamovereenkomsten waarop meerdere deelnemers inkopen. Als het platform correct wordt gebruikt, kunnen er betere voorspellingen gemaakt worden, zodat er tijdig met de plaatsing van een nieuwe overeenkomst gestart kan worden.
• Bij de ontwikkeling van het nieuwe platform werd resoluut gekozen voor een API-aanpak. API staat voor Application Programming Interface. Dankzij de API is een uitgebreide integratie mogelijk met andere platformen (bijvoorbeeld eigen systemen van klantorganisaties). Alle publiek beschikbare informatie wordt ook via API beschikbaar gesteld. Bij de go-live zijn er al een tiental andere toepassingen gekoppeld.

Technologische innovatie

Het e-Procurement project heeft als doel de bestaande platforms te vervangen. Het centraliseert dus verschillende functionaliteiten die het gebruiksgemak en de efficiëntie van het proces voor openbare aanbesteders en leveranciers aanzienlijk verhogen.
In een notendop: het is een snelle, moderne applicatie die voor meer efficiëntie zorgt.
Er werd rekening gehouden met tal van functionaliteiten zoals publicaties (met de nieuwe eForms), een krachtige zoekmotor en zoekprofielen, uitnodigen tot deelneming, het indienen van aanvragen tot deelneming en offertes, het openen van offertes en aanvragen tot deelneming, een forum, contractbeheer, catalogi, aanvragen, aanmaak en opvolging van bestelbonnen, en gebruikers -en organisatiebeheer.

Het e-Procurement platform is een opmerkelijk voorbeeld van technologische innovatie in de publieke sector. Het is een technologie die, hoewel gebaseerd op bestaande concepten, op een innovatieve manier is geïmplementeerd en aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van België en de publieke sector. Kortere releasecycli en updates zorgen ervoor dat dit in de toekomst ook het geval blijft.

Een schaalbare Quarkus-opstelling

Een van de belangrijkste aspecten die de vernieuwing en innovatie van het project benadrukken, is het gebruik van geavanceerde moderne technologieën. Het platform draait op een microservices georiënteerde architectuur. Hiervoor gebruiken we het Quarkus framework voor native Java 17 dat wordt ingezet op een Openshift 4. Deze opstelling is zeer schaalbaar, load-balanced en ondersteunt hot deployment (zonder down-time).
Het e-Procurement platform integreert daarnaast een high-volume document repository en maakt gebruik van de Elastic Search engine.

Bij het ontwikkelen van de front-end, het zichtbare deel van de applicatie, is er veel aandacht besteed aan het ergonomische aspect. Dit onderdeel is ontwikkeld in VueJS, waarbij de nadruk lag op dedicated en zeer configureerbare componenten. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van Material Design componenten m.b.v. Vuetify. Hiermee worden de best practices wat betreft gebruiksvriendelijkheid, duidelijkheid en herkenbaarheid toegepast, zodat de eindgebruikers op een gemakkelijke manier hun weg kunnen vinden in het platform.
Verder zijn er verschillende functionaliteiten geïmplementeerd, variërend van gegevensimport tot export naar het genereren van pdf-rapporten en het massaal uploaden van documenten. Er is ook een integratie zodat documenten kunnen worden geofficialiseerd met een ondertekeningsprocedure.

Integratie met Ted-platform

Een van de belangrijkste functionaliteiten voor inkopers is het invullen en publiceren van aankondigingen van overheidsopdrachten.

Deze aankondigingen worden sowieso op het e-Procurement platform gepubliceerd, maar in veel gevallen moet dit ook Europees verschijnen. Het platform integreert daarom het TED-platform (Tenders Electronic Daily). Dit is de online versie van het 'Supplement bij het Publicatieblad' van de EU, gewijd aan Europese aanbestedingen.
Voordat deze aankondigingen gepubliceerd kunnen worden, moet de inkoper eerst een aankondigingsformulier volledig en correct invullen. Voor het genereren van de meer dan 40 verschillende formulieren, die allemaal de eForms standaard volgen, wordt gebruik gemaakt van de SDK van TED. Door deze SDK in het platform te implementeren, stellen we een voorbeeld binnen alle Europese lidstaten. De technologieën en standaarden die in dit project worden gebruikt, zijn niet beperkt tot de Belgische publieke sector en kunnen gemakkelijk worden aangepast voor gebruik in andere landen en zelfs andere sectoren. Het gebruik van de e-Formulieren uit Europa geeft aan dat het project niet alleen nationaal, maar ook internationaal relevant is. Het is ook een perfect voorbeeld van innovatie.

Op basis van de bestanden aangeleverd door Europa hebben wij een engine gebouwd die al deze bestanden kan verwerken. Zo genereren wij een volledig front-end formulier o.b.v. de metadata van een specifiek formuliertype. Elke businessregel (er zijn er meer dan 16.000!) is gekoppeld aan een logische voorwaarde die bepaalt of de regel in een bepaalde situatie van toepassing is of niet. Bovendien omvat elke businessregel een extra logische bewerking om te bepalen of de regel wordt nageleefd of niet. Hoewel sommige van deze logische bewerkingen eenvoudig genoeg zijn om indirect te worden gedefinieerd, vereisen veel ervan een formele taal die zowel ad-hoc berekeningen als logische bewerkingen mogelijk maakt.

EFX (eForms Expression Language) is een domein specifieke taal die voor dit doel werd opgesteld. Het wordt gebruikt om de eForms-bedrijfsregels formeel uit te drukken en te communiceren en wordt vooral gebruikt om niet-triviale logische bewerkingen uit te drukken die nodig zijn voor validatie van input van gebruikers.

Daarnaast wordt JSON gebruikt om sjablonen te definiëren voor de visualisatie van de aankondigingsformulieren. De visuele structuur van een bericht is niet hetzelfde als de fysieke structuur van het XML-bestand.
Om frequente aanpassingen in deze bestanden op te vangen werd ook het updaten van een aankondiging naar het platform en van het platform naar de aankondiging grotendeels geautomatiseerd. Hiervoor werd een kleine applicatie ontwikkeld die de business in staat stelt om kleine wijzigingen in het kader van de Belgische wetgeving door te voeren. Deze metadata-driven aanpak zorgt er dus voor dat veranderingen op vlak van vorm, volgorde, wetgeving en bedrijfsregels op een zéér korte tijd opgevangen en doorgevoerd kunnen worden binnen de applicatie.
Het e-Procurement project biedt de mogelijkheid om de efficiëntie van overheidsaankopen te verbeteren, kosten te verlagen en transparantie te vergroten. Deze voordelen zijn van onschatbare waarde voor de overheidssector en kunnen worden gekwantificeerd in termen van tijd- en kostenbesparing, wat de impact van de technologische innovatie duidelijk maakt.

Transparantie dankzij API

Daarnaast stelt het nieuwe e-Procurement platform ook een API ter beschikking (gebaseerd op Open API 3 standaarden) met fined-grain permissies die geïntegreerd kunnen worden met de derde-partij applicaties. Hierdoor kunnen deze derde partijen op een transparante en eenvoudige manier met het platform communiceren.
Al met al is het e-Procurement project een opmerkelijke technologische innovatie die niet alleen de overheidssector in België zal verbeteren, maar ook als een inspirerend voorbeeld kan dienen voor andere landen en sectoren. Het combineert geavanceerde technologieën, meetbare impact, reproduceerbaarheid en robuustheid om een innovatieve en waardevolle bijdrage te leveren aan de moderne samenleving.

Publiek en maatschappelijk karakter

Het e-Procurement project streeft ernaar de toegankelijkheid van overheidsopdrachten te vergroten. Dit betekent dat het project digitale kanalen biedt die gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle burgers en bedrijven, ongeacht hun technologische vaardigheden of beperkingen. Het platform is ontworpen met het oog op gebruiksvriendelijkheid en inclusiviteit, zodat zoveel mogelijk mensen het kunnen gebruiken. Bovendien brengt het een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging en zorgt het voor een grotere transparantie van openbare aanbestedingsprocedures en betere concurrentie.

Continue publieke dienstverlening gegarandeerd

Het moet niet verduidelijkt worden dat het maatschappelijk belang van overheidsopdrachten enorm groot is. Zonder overheidsopdrachten is er in veel gevallen geen publieke dienstverlening mogelijk. Het platform draagt ook zijn steentje bij aan het goed verloop hiervan. Het zorgt er in immers voor dat elke overheidsopdracht die geplaatst dient te worden middels elektronische communicatie, conform de regelgeving kan verlopen. Zonder conforme overheidsopdrachten kan de continuïteit van de dienstverlening van zo goed als elke publieke instelling ernstig verstoord worden met alle gevolgen van dien.

Het proces van het aanwenden van publieke middelen wordt ook aanzienlijk vereenvoudigd en geoptimaliseerd, wat een belangrijke maatschappelijke meerwaarde betekent. Het draagt bij aan een transparanter en eerlijker aanbestedingsproces, waardoor kansen voor bedrijven en ondernemers worden vergroot. Dit heeft niet alleen een positieve impact op de economie, maar stimuleert ook innovatie en concurrentie.

Het platform is gevormd op basis van feedback die in de loop der jaren is verkregen. Uit verschillende bronnen werden tips, pijnpunten en positieve ervaringen gedeeld.
- Op federaal niveau werd een gebruikersgroep gevormd waarmee de informatie die werd verkregen, werd gedeeld.
- Een van de beheersorganen rond het eProc-platform is de "nationale stuurgroep". Hierin zetelen vertegenwoordigers van alle e-Procurement partners. Zowel de Vlaamse overheid, het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als de Franstalige gemeenschap. Binnen deze stuurgroep worden dus punten gedeeld die ver buiten het federale landschap liggen en niet alleen op regionaal maar ook op lokaal niveau voorkomen.
- Een van de meest betrouwbare bronnen van feedback is de helpdesk, die functionele ondersteuning biedt aan eindgebruikers bij het platformgebruik. Vanuit de helpdesk worden dagelijks nieuwe verbeterpunten aangedragen of pijnpunten blootgelegd.

Demo- en trainingssessies

Tijdens de ontwikkelingen werd ook regelmatig teruggekoppeld naar de eindgebruikers en dit middels demonstratiesessies. Tijdens deze sessies ging de aandacht vooral naar de net-geïmplementeerde functionaliteiten. De eerste sessies waren eerder gesloten, maar gaandeweg werden meer en meer eindgebruikers uitgenodigd. Aan de laatste demonstratiesessies, die volledig open staan voor alle gebruikers, namen in totaal meer dan 1.000 personen deel.
Vanaf april werden er ook talloze trainingssessies georganiseerd om een snelle en vlotte start te garanderen. Het platform wordt ook geleverd met een demonstratieversie waartoe elke gebruiker toegang heeft. Deze versie wordt ook gebruikt door onze geaccrediteerde trainers die een specifieke opleiding kregen van de FOD BOSA en deze kennis ook kunnen delen in hun eigen georganiseerde opleidingen. Door dit accreditatiemechanisme wordt de trainingscapaciteit ook drastisch uitgebreid.

We hebben de applicatie geverifieerd volgens de WCAG-normen en het platform maximaal compliant gemaakt voor zover mogelijk.

Duurzaamheid

100% papierloos, 0% afvalverwerking

Een van de meest voor de hand liggende duurzaamheidsaspecten is het feit dat e-Procurement een papierloos proces mogelijk maakt. Door digitale transacties te bevorderen, minimaliseert het project de behoefte aan papiergebruik en draagt het bij aan het verminderen van de milieu-impact in termen van papierproductie, transport en afvalverwerking.
Het project stimuleert transparantie en verantwoording bij openbare aanbestedingen, wat corruptie en onnodige verspilling van middelen kan helpen voorkomen. Hetgeen op zijn beurt weer bijdraagt aan duurzaamheid. Dit voldoet aan de wetgeving die openbare aanbestedingen vanaf 30K verplicht stelt, waardoor iedereen een kans krijgt om zich in te schrijven. Tegelijkertijd vergroot dit de sociale rechtvaardigheid en zorgt het voor een optimale besteding van de middelen waar we als samenleving allemaal aan bijdragen.

Dynamische implementatie

Het dynamisch aanbieden van de aankondigingsformulieren volgens de eForms-standaard (geautomatiseerd op basis van een gestructureerd informatiepakket) getuigt van duurzaam ontwerp. De vele wijzigingen die de Europese Commissie nog zal aanbrengen in de eForms standaard kunnen via onze dynamische implementatie snel en zonder noemenswaardige inspanning worden doorgevoerd. Dit in tegenstelling tot de aanpak waarbij alles statisch wordt ontwikkeld en voor elke wijziging veel analyse- en ontwikkeltijd nodig is.
Het systeemontwerp houdt rekening met de levensduur en de mogelijkheid om het aan te passen aan veranderende behoeften zonder grote technische revisies. Dit minimaliseert de behoefte aan frequente upgrades en vervangingen, wat meteen duurzamer is en lagere onderhoudskosten met zich meebrengt. Onafhankelijkheid van specifieke leveranciers zorgt ook voor meer flexibiliteit en dus meer duurzaamheid.