Projectomschrijving
De eerste fase van BuyIT Public werd in 2021 gelanceerd, en biedt lokale besturen de mogelijkheid om eenvoudig en innovatief “kleine” IT-aankopen te plaatsen. Het platform biedt het gemak van een webshop, gecombineerd met volledige conformiteit aan de wet op overheidsopdrachten – specifiek voor opdrachten van beperkte waarde, dus met een maximum van 30.000 euro per productcategorie, per leverancier, per jaar. Onze leden merkten op dat ze vaak onvoldoende of laattijdige offertes ontvingen als zij zelf leveranciers aanschreven voor dit type opdracht. Gebruikers kunnen nu via Buy IT Public meerdere producten in een handig vergelijkend overzicht plaatsen alvorens hun bestelling te plaatsen. Het platform genereert onder meer ook automatische gunningsverslagen dat het bestuur naar wens kan aanpassen. Het gebruik van de eerste fase wordt ook in dit filmpje toegelicht: https://www.youtube.com/watch?v=nx9AdIGXIAE
Vanuit de community en leveranciers werd de roep steeds sterker om ook voor opdrachten met een hoger bestedingsplafond administratieve vereenvoudiging te voorzien. Zo werd BuyIT Public fase 2 in het leven geroepen, steunend op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (dus tot aan de drempel van 140.000 euro). Vanuit deze tweede fase kan een lokaal bestuur op basis van hun specifieke noden een vereenvoudigd bestek opladen op het platform. De aangesloten leveranciers die binnen de respectievelijk gewenste categorieën actief zijn, kunnen hun offertes indienen via het platform. Besturen hebben de mogelijkheid tot onderhandelen over de ingediende offertes. Nadat de leveranciers hun best and final offer hebben ingediend, maken gebruikers opnieuw de analyse. Zij maken hun keuze via het platform, en vullen de nodige informatie aan in de reeds geautomatiseerd ingevulde gunningsbeslissing. Na goedkeuring van het college en bestuur publiceren zij hun beslissing en gaan zij voer tot bestelling na de wettelijke wachttermijn.
Beide luiken van Buy IT Public zetten in op administratieve vereenvoudiging en innovatie. Waar mogelijk wordt er administratieve vereenvoudiging mogelijk gemaakt door automatisch gegenereerde verslagen. Besturen kunnen op een laagdrempelige manier prijzen en leveranciers vergelijken zonder dat zij deze apart dienen te contacteren: het platform brengt de nodige partijen immers met elkaar in contact. Op deze manieren kunnen besturen hun resources zo efficiënt mogelijk inzetten.
Op dit moment (begin oktober) kent Buy IT Public 15 actieve leveranciers en 81 gebruikers (waarvan 68 steden en gemeenten).
Technologische innovatie
De technologie bestond nog niet in België/voor de overheidssector op het moment van lancering. De innovatie schuilt in de automatisatie van bepaalde processen (zoals bijvoorbeeld het administratieve luik) en het gebruiksgemak.
Aangezien het platform specifiek is uitgewerkt en afgetoetst aan de wet op overheidsopdrachten, is het dus niet zo makkelijk te reproduceren in andere sectoren.
Publiek en maatschappelijk karakter
Dit project zorgt ervoor dat lokale besturen hun resources (binnen de twee voorgestelde aankoopprocedures) zo efficiënt mogelijk kunnen inzetten. Zij verliezen minder tijd met het uittypen van uitgebreide bestekken of het aanvragen van offertes bij diverse leveranciers. Zo kunnen zij meer tijd spenderen aan andere taken ten dienste van hun inwonende burgers.
Alle leden van V-ICT-OR kunnen gratis gebruik maken van het platform, dus de drempel om in te stappen is zeer laag. Iedere instantie die valt onder wet op overheidsopdrachten, kan gebruik maken van Buy IT Public. Dit betekent dat onder meer ook hulpverleningszones en intercommunales tot het gebruiksbestand horen.
Vanuit V-ICTOR zijn wij ook steeds bereid om een extra woordje uitleg te verschaffen waar nodig, zodat besturen snel verder kunnen met hun project. Op dit moment wordt nog gewerkt aan extra ondersteunend materiaal om gebruikers beter te begeleiden bij het gebruik van fase 2.
Alle leveranciers die voldoen aan de wettelijke vereisten (qua fiscale en sociale schulden etc), zijn welkom om deel te nemen. Concreet betekent dit dat dus ook lokale leveranciers hun producten en diensten mogen aanbieden.
Het platform wordt beheerd door een Belgisch bedrijf, e-nitiative.
Duurzaamheid
Het platform brengt digitalisatie voor zoveel mogelijk elementen van de twee gemelde aankoopprocedures. Op deze manier beperken we de papierlast.
