Projectomschrijving
Sinds 2017 heeft Crossborder als hoofddoel om de volledige keten van boetes – van het vaststellen van de overtreding tot het betalen/betwisten van de boete – te optimaliseren en te digitaliseren met het oog op het verbeteren van de verkeersveiligheid op nationaal én internationaal niveau. Eerst nam Crossborder de processen voor verkeersboetes onder de loep. In april 2020 kwamen daar ook andere strafrechtelijke boetes (o.a. coronaboetes) bij.
Dankzij de optimalisatie van de data-uitwisseling tussen de ketenpartners worden verkeersboetes automatisch opgestuurd en opgevolgd. Hierdoor komt er bij alle stakeholders tijd vrij om te focussen op kerntaken waarbij een menselijke tussenkomst vereist is. Het transversaal karakter van de automatisering en digitalisering over de verschillende partners heen (politie, FOD Justitie, FOD Financiën, FOD Mobiliteit, openbaar ministerie…) is uniek.
De digitalisering van het dossier is essentieel voor het optimaliseren van de informatie-uitwisseling tussen politie en justitie en het verbeteren van de toegankelijkheid van het dossier naar de burgers/ondernemingen toe. Het ultieme doel is om een dossier te creëren waarin de verschillende stukken altijd en overal digitaal raadpleegbaar zijn door de verschillende betrokken partijen. Het ter beschikking stellen van het vonnis via Just-On-Web (voorzien in Q3 van 2021) en het toegankelijk maken van het elektronische PV voor Justitie zijn hier twee belangrijke stappen in.
Crossborder digitaliseerde ook reeds de dienstverlening aan de burger door o.a. het ontwikkelen van een QR-code als betaalmogelijkheid en het digitaal versturen van verkeersboetes via de e-Box en het lanceren van de websites verkeersboetes.be en uwboete.be waarop overtreders hun boetes digitaal kunnen afhandelen.
Connectiviteit
MaCH
De dertien oude dossierbeheersystemen binnen justitie hebben plaats geruimd voor een ander beheersysteem: Mammoet @Central Hosting of kortweg ‘MaCH’. Dit informaticaplatform integreert en centraliseert de gegevens van onder andere FOD Justitie, de FOD Financiën, de FOD Mobiliteit en Vervoer, Renta, IBZ, de Orde van Vlaamse Balies en de Orde van Franstalige en Duitstalige balies van België. Het platform zorgt voor een centraal beheer van alle data waarbij de toegang tot de informatie is vereenvoudigd en gedigitaliseerd, en de verschillende partners hun data kunnen delen. De interconnectiviteit van MaCH met de systemen van de politie, alsook met de websites waarop burgers en ondernemingen hun boetes digitaal kunnen afhandelen (verkeersboete.be en uwboete.be) heeft gezorgd voor een versnelling en optimalisatie van de data-uitwisseling tussen de verschillende partners.
De centralisering en digitalisering van alle gerechtelijke dossiers inzake verkeersovertredingen was een belangrijke stap om de pakkans te verhogen en recidive te bestrijden. Ook draagt dit bij tot een snellere en efficiëntere strafuitvoering: er kunnen meer dossiers dan ooit tevoren verwerkt worden.
- In 2020 werden er 4 778 947 verkeersboetes uitgestuurd, in vergelijking met 4,1 miljoen in 2017 (voor de start van het project).
- De geautomatiseerde verwerking zorgt er ook voor dat het niet mogelijk is om te ontsnappen aan een verkeersboete: de inningsgraad (= hoeveel overtreders spontaan hun boete betalen) steeg 80% in 2018 naar 93% in 2020.
BI-tool
Om alle informatie die opgeslagen zit in MaCH overzichtelijk te presenteren en op te volgen, heeft het projectteam een business intelligence tool (BI) gebouwd met verschillende dashboards. Dankzij de dashboards is het openbaar ministerie bijvoorbeeld in staat om het aantal dossiers, het type dossiers/overtredingen… en dus recidive van dichtbij te monitoren. Op termijn krijgt elke partner zijn eigen dashboard met informatie gerelateerd aan de eigen kerntaken. De objectieve cijfers kunnen nadien gebruikt worden om de huidige werking te komen tot meer evidence based policies. Door de informatie terug te sturen naar de bevoegde actor, willen we een lerende organisatie creëren.
Daarnaast zetten we de eerste stappen naar het gebruik van artificiële intelligentie door een Business Intelligence-tool te gebruiken om de inhoud (bv. de opmerkingen die burgers meegeven) van binnenkomende betwistingen van boetes te analyseren. Op deze manier filteren we essentiële informatie uit een grote massa van input die we kunnen communiceren aan de belangrijke stakeholders, zoals Politie en Justitie.
Digitaliseren van stukken in het dossier
De eerste stappen zijn genomen om alle stukken in het dossier digitaal ter beschikking te stellen van de verschillende betrokken partijen. De elektronische PV (e-PV) is hiervan een voorbeeld. In Q3 van 2021 zullen we een exacte kopie van het e-PV, opgesteld door de politie, ter beschikking stellen van justitie. Zodoende heeft justitie meteen toegang tot een originele kopie en moet er geen kantschrift meer gestuurd worden met een vraag tot inzage. Ook burgers zullen via hun e-Box of via onze website digitaal toegang hebben tot deze kopie. Een tweede belangrijke ontwikkeling hierin is het ter beschikking stellen van het vonnis aan de burger via de nieuwe website Just-On-Web. Op termijn zal deze website de toegangspoort vormen voor de verschillende betrokken partijen inzake het dossier.
Digitaliseren van de dienstverlening aan de burger
Ten slotte zet Crossborder ook volop in op het digitaliseren van de dienstverlening naar burgers toe:
- Het projectteam lanceerde, in samenwerking met de partner, in 2019 de mogelijkheid om boetes snel en foutloos te betalen via de QR-code die mee op de boetebrief wordt geprint. In 2020 steeg het aantal betalingen via QR-code tot 14%.
- Sinds maart 2020 is de website verkeersboetes.be voor het afhandelen van verkeersboetes volledig vernieuwd. Alle informatie die op deze website wordt getoond is er dankzij een link met MaCH. De nieuwe website heeft een aparte inhoud voor burgers en ondernemingen, aangezien beide verschillende noden en wensen hebben. Daarnaast is het ook mogelijk om per dossier een inzage te krijgen in de evolutie/geschiedenis van het dossier.
- Indien men zich op verkeersboetes.be inlogt met een digitale sleutel (eID of itsme), heeft men toegang tot nieuwe, digitale functionaliteiten. Zo kunnen burgers volledig digitaal betwisten en digitale bijlagen toevoegen aan hun betwisting en een overzicht raadplegen van alle verkeersboetes die de afgelopen 36 maanden gelinkt werden aan hun rijksregisternummer.
- De nieuwe website is beter afgestemd op de noden van ondernemingen. De boodschap voor ondernemingen is immers niet ‘betaal de boete’, maar ‘identificeer de verantwoordelijke bestuurder’. Op de nieuwe website kunnen ondernemingen de identiteit van de verantwoordelijke/gebruikelijke bestuurder nu volledig digitaal doorgeven. Ten slotte kunnen ondernemingen nu de rol ‘verkeersboetes’ toewijzen aan hun medewerkers om hen in staat te stellen om de verkeersboetes in naam van hun onderneming digitaal af te handelen. Zij hebben eveneens dankzij de rol “verkeersboetes” de mogelijkheid om een overzicht te raadplegen van alle uitstaande verkeersboetes voor de onderneming. Tussen 23/03/2021 en 30/04/2021 activeerden 1926 ondernemingen de rol ‘verkeersboetes’, 465 aanvragen zijn nog wachtende op validatie door de onderneming.
- Ook laat de nieuwe website toe om alle brieven verstuurd in een dossier (zoals bv. het pv of de boete) digitaal te raadplegen en te downloaden.
- Ook de FAQ (nu: online hulp) op deze website werd volledig herzien en afgestemd op de rechtspersoonlijkheid van de overtreder (natuurlijke persoon/burger of rechtspersoon/onderneming). Bovendien kreeg elk type boetebrief (onmiddellijke inning, aanmaning, minnelijke schikking…) een eigen nummer. Aan de hand van dit nummer kan de overtreder in de online hulp transparante en duidelijke (= in mensentaal) informatie terugvinden over de boete, zoals bv. waarom deze de boete heeft ontvangen, wat de overtreder moet doen en wat deze kan doen indien deze niet akkoord is met de boete. Tussen 23/03/2021 en 30/04/2021 waren er in totaal 15 055 consultaties van de online hulp.
Originaliteit van het project
Het digitale dossier kadert binnen de digitalisering van de manuele processen binnen justitie. Het transversaal karakter over de verschillende stakeholders heen maakt het project uniek. Het nieuwe beheerssysteem van justitie, MaCH, zorgt ervoor dat de verschillende ICT-systemen van de ketenpartners met elkaar in verbinding zijn. De ketenpartners in kwestie zijn onder andere de politie, FOD Justitie, de FOD Financiën, de FOD Economie, de FOD Mobiliteit en Vervoer, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg, Renta, IBZ, het openbaar ministerie, de Orde van Vlaamse Balies en de Orde van Franstalige en Duitstalige balies van België.
Dankzij het nieuwe beheerssysteem van justitie MaCH is er een betere en snellere digitale informatie-uitwisseling tussen politie, justitie en de andere partners dan ooit tevoren. Ook nieuw is de directe link van dit systeem met de website voor burgers en ondernemingen: ook de overtreder zelf heeft nu toegang tot informatie uit MaCH via de link van het systeem met de website www.verkeersboetes.be, zoals bv. de status van het dossier, het overzicht van alle dossiers gelinkt aan het eigen rijksregisternummer...). Dankzij de interconnectiviteit van de systemen van de verschillende ketenpartners, de centralisering van de gegevens en de toegang in MaCH en de verregaande digitalisering en automatisering van de processen voor het opsturen en verwerken van verkeersboetes, worden en nu meer verkeersdossiers dan ooit te voren vastgesteld en vervolgd (cf. criterium 1: connectiviteit). Het doel is dan ook om élke overtreding effectief te vervolgen en te bestraffen en zo de (verkeers)veiligheid te verhogen.
De stijging van het aantal vastgestelde en vervolgde dossier gaat hand in hand met een administratieve vereenvoudiging bij politie en justitie van in totaal 350 VTE’s sinds de start van het project. Medewerkers krijgen meer tijd om zich te focussen op hun kerntaken, zoals het vaststellen van overtredingen, het behandelen van betwistingen of het uitspreken van vonnissen. Dankzij de nieuwe digitale functionaliteiten op de nieuwe website (volledig digitaal betwisten of de bestuurder identificeren) geldt deze administratieve vereenvoudiging ook voor burgers en ondernemingen. Momenteel is de Dienst Administratieve Vereenvoudiging bezig met een lastenmeting waarbij de oude processen vergeleken worden met de nieuwe, gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen die Crossborder in praktijk heeft gezet. Het doel van deze meting is om de administratieve vereenvoudiging voor de verschillende stakeholders te kwantificeren.
Haalbaarheid en rentabiliteit van de oplossing?
Het digitale dossier zorgt voor een productiviteitswinst op verschillende niveaus:
- stijging van het aantal vaststellingen van overtredingen en het aantal vervolgde dossiers (cf. criterium 1: connectiviteit);
- stijging van de inningsgraad: meer mensen betalen hun boete zonder te wachten (cf. criterium 1: connectiviteit);
- administratieve vereenvoudiging: geen tijd meer verliezen met papieren documenten die per post moeten worden opgestuurd.
Voor de publieke stakeholders
Dankzij het automatiseren van de keten voor het verwerken en opsturen van boetes, alsook door de digitalisering van de verschillende stukken in het dossier, waaronder het ter beschikking stellen van het elektronische pv van de politie aan justitie, krijgen de medewerkers van politie en justitie de kans om zich te focussen op hun kerntaken waarbij een menselijke tussenkomst vereist is (bv. het vaststellen van overtredingen en het behandelen van betwistingen). Bij politie en justitie gaat dit concreet gepaard met een winst in het aantal VTE’s (350 VTE’s).
Voor burgers en ondernemingen
Burgers en ondernemingen kunnen waar en wanneer ze willen hun verkeersboete (en binnenkort ook het vonnis via Just-On-Web) digitaal raadplegen en afhandelen. De enige vereiste hiervoor is dat men over een eID/itsme en een internetverbinding beschikt. Ook worden de verkeersboetes gemakkelijk digitaal gearchiveerd. Zo verliezen burgers en ondernemingen geen tijd meer met papieren documenten die per post moeten worden opgestuurd.
Naast het verhogen van de kwaliteit en de snelheid van de samenwerking van de verschillende partners, zet Crossborder zich ook in om de ecologische voetafdruk van justitie te verkleinen. Dankzij de verregaande digitalisering en automatisering daalt het papierverbruik drastisch. Daar waar voordien een aparte brief en envelop verstuurd werden voor zowel het proces-verbaal als boete zelf, worden deze twee documenten sinds 2018 in één keer (en dus in één envelop) verzonden. Daarbovenop dragen ook de volledig gedigitaliseerde procedures om te betwisten of om de bestuurder te identificeren (voor ondernemingen), alsook het digitaal versturen van boetes via de e-Box bij tot een vermindering van het aantal afgedrukte documenten. In 2019 drukten we in totaal 7,1 miljoen documenten af. In 2020 lag dat aantal aanzienlijk lager met een totaal van 6 925 000 afgedrukte documenten.
